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適當的就業準備

簡報輕鬆做心得分享

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  • 資料來源:北一區區域教學資源中心
  • 日期:2009/04/17

姓名:周冠宇  系級:法律系  學號: 94141219

  『簡報輕鬆做』這個主題內容很吸引人,一般大學同學聽到要簡報都會開始沒有一個方向與規劃,常常會為了資料搜集以及重點歸納會忙著暈頭轉向,看到校內有舉辦這樣的演講活動真是簡報者的救星,尤其又是台大教授內容必定會生動活潑又有趣。

  謝老師以本身的經驗為各位同學講解,使用自製的投影簡報以及其他演講或網路上所獲得資料和學生作品分享等,述明什麼樣的簡報才是人人眼中稱羨的優良簡報呈現與表達,謝老師開宗明義的指出簡報的功用,在於清楚表達出簡報要傳達的消息而非簡報的外觀,與主題無關多餘的圖片會讓主題變得不清不楚,因此在製作簡報時應該簡單明瞭,簡報中的圖片也應該要與主題相關,如此,才會有相輔相成的功能。

  謝老師提出幾樣關鍵如簡報成功關鍵:態度/形象>聲音>內容以及成功簡報七步驟,認識聽眾、組織內容、設計投影片、視覺輔助、彩排演練、精彩開講、觀眾提問,還有投影片設計十誤: 把想要講的內容全部打上去,照唸、不會Powerpoint硬要做、錯字連篇,懶得改、項目符號充斥,沒重點、圖表看不清楚,幹嘛放、背景與內容不搭、五顏六色,傷眼睛、小花小草淹沒內容、花俏字型難辨讀、我會動畫,秀科技等主要架構。

  此外在簡報中態度形象最需要注意,其次是聲音,再次者才是內容,原因在於一個簡報若是不吸引人,則內容再好也沒有人會去注意,也會因此而失去存在的意義。

  七個成功的步驟原則上也是說明報告者應該站在聽眾的角度,試著想辦法讓聽者有更簡單易懂的方法來閱讀並且聆聽,認識聽眾就是要先瞭解聽者,如同 謝 老師的簡報中圖表,如此一來才能設計出適合聽者的內容不會產生郭公夏五的遺憾,表現方法諸如文字圖片等資料來源,謝老師通常是平時就在蒐集特殊的圖文,而到需要簡報時就可以直接應用於相關資料,因此 謝 老師傳授了一些網路蒐尋的方法以及圖書館使用的資料編輯系統,這幾個方式都能讓簡報的內容做起來更豐富。另外有好的簡報內容外,還是需要報告人的口才,才能使簡報活起來,對於報告的能力最快的方法就是大量的彩排演練,對時間的控制得宜,報告內容及速度順暢以及注意聽者的眼神回應等,都是可以藉由練習來慢慢增進。在開場與結尾也是一大關鍵,開場時,若能吸引聽者讓大家都投入這樣的氣氛當中,則可以讓聽者投入簡報,而結尾時最重要的就是時間的控制,若是太急則會空出許多時間,容易造成講者與聽者眼神對望無所適從,太慢則會造成報告沒有完成就必須結束,兩者都是不好的結果,最好是能以發問的時間來做調節並先做好所有可能的預想,如同學害羞不敢發問等,可以預備備份講題額外補充。

  最後,經由謝老師的指導與示範後,讓大家了解簡報應該注意的事項及內容,做好一份簡報必須要從平時資料準備做足,並對於要呈現的內容價值要明白清楚,字數及字形顯示大小也必需注意,內容呈現要因應聽眾及主題需求,切勿過於繁雜或動畫太多,掌握報告重點於主題內容上。此外,在統計報表呈現上,必須標明清楚並注意單位數量,除了有一份好的簡報內容外,報告者的聲音表情也很重要,在上台報告大家難免會緊張怯場,要提升報告的能力就必須要靠不斷的練習,或是可以請同儕或學長姐指導,如此將能夠不斷的精進自我表達能力。

  透過『簡報輕鬆做』這場演講,讓我對於事前準備簡報、製作簡報、上台報告等一系列簡報工作流程,有更深一步的了解該注意及準備的事項,未來在準備簡報時,盡量能避免前人所犯的錯誤,或是對於資料要如何呈現不知所措,大部分的問題都將迎刃而解,剩下上台報告就必需透過不斷的練習及經驗,將提升自我表達能力,並增加自我未來的就業力!

參考資料

投稿主題:適當的就業準備─簡報輕鬆做心得分享
演講主題:學習策略演講-簡報輕鬆做
主講人:台灣大學圖書資訊學系副教授 謝寶煖老師
演講時間:2008年12月12日 星期五
演講地點:城中校園 2518教室
參考資料:http://ctlpub.scu.edu.tw/photo_sl/speech/20081212.pdf

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